1. Antecedentes
El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es una agencia de cooperación de Naciones Unidas cuyo objetivo es contribuir a que cada embarazo sea deseado, cada parto sea sin riesgos y cada persona joven alcance su pleno desarrollo. Desde 2003, el UNFPA cuenta con una oficina en Argentina que trabaja coordinadamente con el gobierno, la sociedad civil y la academia.
2. Rol específico
UNFPA Argentina está en búsqueda de un/a Asistente de Dirección para realizar una serie de tareas administrativas y apoyar a la Jefa de Oficina (JdO). Sus responsabilidades incluyen la gestión de calendarios, la organización de viajes y la preparación de informes. Para tener éxito en este rol, debe estar bien organizado/a, tener excelentes habilidades de gestión del tiempo y ser capaz de actuar con mínima supervisión.
3. Entorno organizacional
Sus incumbencias incluyen comunicaciones de alto nivel, apoyo administrativo y secretaría a la JdO en estrecha colaboración con el área de Programas y el equipo de Administración. También se encargará de las funciones organizativas de la oficina en cuanto a la prestación de un apoyo eficaz en materia de comunicaciones internas de la oficina; garantizar la facilitación de la construcción y gestión del conocimiento y el apoyo logístico.
4. Tareas y responsabilidades principales
● Garantizar flujos de comunicación óptimos entre la Oficina de País, Programas, Administración y otras unidades (LACRO y HQ), así como contrapartes externas, mediante el uso efectivo de la comunicación escrita, verbal y electrónica;
● Registrar y entregar los documentos entrantes de la JdO al personal de la oficina para su acción; revisar y garantizar la conformidad con las pautas y los procedimientos del UNFPA de toda la correspondencia saliente presentada para la firma de la JdO;
● Revisar la correspondencia entrante, recopilar y preparar la información necesaria para la respuesta/acción de la JdO; tomar dictados y escribir correspondencia, documentos e informes asegurándose de que la ortografía, la puntuación y el formato sean correctos; y redactar y finalizar las respuestas a los asuntos de rutina;
● Preparar información y/o resúmenes, resúmenes y documentación de antecedentes requerida por la JdO para todas las misiones oficiales y reuniones especiales; y preparar power point y otras presentaciones, incluidas imágenes digitales, como gráficos;
● Mantener un sistema de archivo de la oficina y ayudar a archivar y mantener actualizadas las listas de correo electrónico;
● Realizar los arreglos logísticos administrativos y financieros, en consulta con el área administrativa y financiera, para las reuniones y talleres organizados por la CO;
● Administrar el calendario y el calendario de citas y reuniones de la JdO; recibir visitantes/funcionarios de alto rango; tomar actas y/o notas, según se requiera; preparar traducciones informales, actuar como intérprete, según sea necesario; responder y recibir llamadas con tacto y discreción;
● Hacer arreglos de viaje para la JdO; configurar y administrar archivos administrativos sobre los informes de viaje/misión de la misión de la JdO; y coordinar la preparación y actualización del plan de viaje para la JdO, Programas y Equipo Administrativo;
● Realizar otras tarea, según pueda ser requerido por la JdO.
5. Competencias Requeridas
- Soporte logístico
- Gestión de datos, documentos, correspondencia e informes
- Gestión de la información y el flujo de trabajo
- Planificación, organización y multitarea
6. Conocimiento del trabajo/experiencia técnica
- Soporte logístico
- Gestión de datos, documentos, correspondencia e informes
- Gestión de la información y el flujo de trabajo
- Planificación, organización y multitarea
- La iniciativa, el buen juicio, el gran interés en el trabajo de desarrollo, especialmente la misión del Fondo de Población de las Naciones Unidas y la dedicación a los principios de las Naciones Unidas.
7. Habilidades y experiencia requeridas
Calificaciones y Experiencia
Educación:
- Se requiere educación secundaria completa. Título universitario en Finanzas, Contaduría Pública y/o áreas afines es altamente deseable.
- Grado secundario. Deseable estudiante avanzado o profesional recién egresado en Administración, Ciencias Económicas, Economía o carreras afines.
Conocimientos y experiencia:
- 6 años de experiencia previa en funciones de secretaría/administrativas para un título secundario o 3 años de experiencia para un título universitario
- Alguna experiencia en asistencia a la investigación;
- La experiencia previa en la ONU y el conocimiento del protocolo es una ventaja;
- Fuertes habilidades interpersonales y organizativas;
- Alfabetización informática: Word, Excel, PowerPoint, etc.
- Buenas habilidades de redacción y comunicación.
Idiomas:
- Se requiere fluidez en español e inglés.
- El conocimiento práctico de otro idioma oficial de la ONU es deseable.
8. Postulaciones
Las postulaciones se realizan en el siguiente link: https://bit.ly/3K2Dmmi
Fecha límite: 31 de agosto de 2022.
