1. Antecedentes
El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es una agencia de cooperación de Naciones Unidas cuyo objetivo es contribuir a que cada embarazo sea deseado, cada parto sea sin riesgos y cada persona joven alcance su pleno desarrollo. Desde 2003, el UNFPA cuenta con una oficina en Argentina que trabaja coordinadamente con el gobierno, la sociedad civil y la academia.
2. Deberes y responsabilidades
Propuesta de trabajo: El/La asistente administrativo brinda apoyo y financiero de calidad a clientes internos y externos al dominar todas las reglas, pautas, procesos y procedimientos relevantes. Adopta un enfoque centrado en los resultados y orientado al cliente para interpretar las reglas, los procedimientos y las directrices, brindando apoyo y orientación a la Oficina de País de Argentina y los proyectos respaldados por UNFPA.
Actividades principales/Resultados esperados:
- Redactar presupuestos, informes contables, informes financieros, informes estadísticos y otros informes que sean necesarios. Responder consultas contables, presupuestarias o financieras sobre los datos que se requieran;
- Supervisar, de forma regular, el presupuesto frente a los datos financieros reales en relación con la implementación de cualquier actividad operativa de la Oficina de País y en la preparación oportuna de informes financieros para los proyectos de la Oficina de País de acuerdo con los requisitos relevantes de los donantes;
- Asistir en las tareas de seguimiento de resultados y ejecución de actividades de los programas y proyectos. Mantener la relación con los proyectos, brindando apoyo y asistencia en las tareas de seguimiento de resultados y ejecución de actividades de los proyectos. Apoyar cotizaciones, interactuar con proveedores y asistir en el soporte continuo, brindado a los socios implementadores;
- Mantener un sistema de archivo y asegurarse de que todos los documentos y comprobantes pagados estén debidamente archivados y actualizados en el orden en que se ingresan en la solución ERP;
- Ayudar en la gestión de viajes de oficina. Comprobar y revisar que todas las solicitudes de viaje (TR) y los reclamos de gastos de viaje estén debidamente completados y todos los documentos de respaldo adjuntos antes del envío para su cálculo y reembolso;
- Asistir a los requisitos de adquisición de la Oficina de País y optimizar el poder adquisitivo;
- Identificar proveedores potenciales y registrados en el Sistema de Gestión de Proveedores actual;
- Asistir en la planificación e implementación de actividades de adquisición para incluir la obtención de cotizaciones, la preparación de evaluaciones y recomendaciones, la emisión de Solicitudes de Compra u Órdenes de Compra (PO) o Acuerdos de Servicio y la entrega de bienes/servicios de acuerdo con las pautas de adquisición;
- Asegúrese de que el inventario de activos de la oficina esté en línea con la política de inventario de activos y mantenga un informe de inventario de activos actualizado;
- Brindar apoyo como Punto Focal de Seguridad suplente en el ejercicio de las funciones correspondientes durante la ausencia de la SFP;
- Asistir en el proceso de Auditoría Externa e Interna;
- Asistir en la compra de Métodos Anticonceptivos/Dispositivos Médicos (PO, relación con SMU/ proveedores locales, seguimiento de la compra, inspección y recepción de insumos, liberación de productos y seguimiento de insumos, etc);
- Asistir en la movilización de recursos y seguimiento de acuerdos;
- Apoyo en la organización de eventos nacionales, regionales o internacionales definidos por la Jefa de Oficina;
- Apoyar en proceso de contratación de consultores, asegurando en tiempo y forma toda la documentación necesaria y todo otro requerimiento para el cumplimiento de la política de contratación, llevar un seguimiento sistematizado de todas las contrataciones y apoyar al área de Programas en el seguimiento y entrega de productos;
- Realizar cualquier otra función que le sea asignada.
3. Competencias
- Valores:
Integridad:
Mantiene valores y estándares de desempeño consistentes y expresa los valores fundamentales de UN/UNFPA en todas las funciones y roles. Ejerce un juicio crítico y sigue la máxima discreción con respecto a la confidencialidad al analizar datos financieros y presupuestarios confidenciales clave para contribuir a un mejor cumplimiento del mandato del UNFPA.
Orientación al cliente:
Contribuye a resultados positivos para el cliente anticipándose y atendiendo sus necesidades e inquietudes. Contribuye positivamente a un entorno propicio para una relación fluida entre el cliente y el proveedor de servicios.
Diversidad cultural:
- Demuestra un comportamiento inclusivo hacia colegas y partes interesadas, desarrollando con éxito relaciones interculturales (incluida la cultura organizacional en todo el sistema de las Naciones Unidas). Adapta la implementación del programa/proyecto para tener en cuenta el contexto político, religioso y cultural.
- Promueve activamente la equidad de género y la diversidad en todas las actividades del programa, así como en sus tareas diarias.
Innovación/Aceptación del cambio:
Demuestra curiosidad y aplica imaginación y creatividad al resolver desafíos y cuellos de botella en torno a las operaciones comerciales. Aplica tolerancia hacia puntos de vista diferenciales y muestra conciencia de las operaciones comerciales como un área en evolución de la reforma de la ONU para una implementación más efectiva y eficiente.
Responsabilidad:
Acepta la responsabilidad del mantenimiento exacto y preciso de los datos financieros. Asegurar el ensayo y la verificación doble de los datos para minimizar el error.
- Competencias básicas:
Logro de resultados:
Asegura que los métodos y procesos de trabajo sean efectivos y apropiados para el logro de los resultados deseados y busca formas de maximizar el uso eficiente de los recursos. Promueve activamente actividades para garantizar la finalización oportuna del trabajo de la unidad utilizando tacto y sensibilidad.
Resolución de problemas orientada a soluciones:
Demuestra una gran conciencia e interés por la implementación de sistemas de operaciones comerciales financieras corporativas y apoya la aplicación de soluciones apropiadas en apoyo financiero para el programa y las operaciones comerciales del UNFPA al conocer las mejores prácticas que tienen el potencial de perfeccionar y mejorar las existentes y pueden conducir a la identificación de medidas correctivas para abordar y resolver problemas.
Desarrollar y aplicar experiencia profesional/perspicacia empresarial:
Aplica los resultados del análisis y la deducción para producir datos financieros precisos al mostrar conciencia del entorno, los problemas, las oportunidades y los factores de riesgo. Muestra un interés activo en adoptar las mejores prácticas comerciales y proporciona control de calidad sobre las proyecciones.
Pensamiento analítico y estratégico:
Demuestra curiosidad profesional y muestra interés en la perspectiva estratégica sobre temas relacionados con las operaciones comerciales y los programas, convirtiendo las metas estratégicas del UNFPA en planes y acciones. Específicamente muestra un gran interés en temas de operaciones de negocios financieros con miras a ayudar a lograr resultados que construyan argumentos persuasivos basados en la lógica, los datos y los méritos objetivos de una situación.
Trabajo en equipo/ administrarnos a nosotros mismos y nuestras relaciones:
- Promueve el trabajo en equipo y la armonía colaborando con los miembros del equipo integrando las ideas de los demás en su pensamiento. Mantiene la calma y la concentración bajo estrés y aprovecha las diferentes experiencias y conocimientos de los miembros para lograr resultados mejores y más innovadores.
- Demuestra compostura y resiliencia cuando se enfrenta a tareas competitivas.
Comunicación para el impacto:
Fomenta y participa activamente en la comunicación abierta y objetiva en el equipo, demostrando la capacidad de ver los problemas y situaciones desde la perspectiva de los miembros del equipo. Expresa con franqueza ideas, preocupaciones y fomenta el diálogo para desarrollar una solución óptima sin poner en peligro la relación con los colegas.
4. Habilidades y experiencia requeridas
Educación:
Se requiere educación secundaria completa. Título universitario de primer nivel en Finanzas, Contaduría Pública y/o áreas afines es altamente deseable.
Conocimiento y Experiencia:
- 6 años de experiencia previa para un título escolar o 3 años de experiencia para un título universitario en administración, finanzas o gestión de oficinas.
- Competencia en las aplicaciones de software de oficina actuales, especialmente conocimiento avanzado del usuario en software de hojas de cálculo y procesamiento de textos y sistemas tecnológicos corporativos.
Idiomas:
Fluidez oral y escrita en español e inglés.
Conjunto de habilidades funcionales:
- Administrar los recursos financieros de la organización.
- Garantizar la gestión de las instalaciones y los activos.
5. Postulaciones
Las postulaciones se realizan en el siguiente link: https://bit.ly/3cT68cY
Fecha límite: 20 de septiembre de 2022.
